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初入職場,唔識都唔敢「問問題」?

最近有不少初入職場的朋友,不約而同地提到一個難題:不知道如何向上司提出問題。你有冇這個苦惱呢?還是工作了多年的你,仍然不懂當中的竅門?

初出茅廬的打工仔,的確對工作環境和負責的任務,存有大大小小的疑問。例如:寫一個建議書應該有多長或多短?準備一個presentation deck,是以數字還是文字為主、要多用圖片或加插video嗎?跟上司去見客,自己要負責些什麼、預先準備些什麼呢?尤其是當這些工作只是是經email收到,就要找機會查問詳情,卻又發現自己5分鐘之前才向上司提出過問題,「即使別人不覺得煩,自己都嫌自己煩」!於是就面對難題:提問不好意思,不提問就自己乾着急,魯莽行事又怕犯錯。

以下我分享「問問題」3步曲,希望幫到面對這個難題的你:

  1. 找參考(答案)。例如:看其他同事之前寫好的文件和建議書,明白基本要求和格式;看之前跟客人開會的議程和記錄,了解有關的進度和跟進事項;閱讀公司政策和SOP,先掌握工作的正常步驟和方法;甚至上網搜尋建議書和Presentation Deck的格式。這裏的重點是:「搜羅有用的東西,不要全憑想像。」
  2. 過濾和思考。即使你有參考在手,也不要盲目地照做,反而要想想資料是否真的合用,又有什麼地方需要調節或改動。例如:同事給你參考的,是給大公司的報價單,現在你要給一間細公司報價,就要確認金額和條款。這裏的重點是:「跟隨合用的東西,修改不合用的地方。」
  3. 提問的說話技巧。當你經過以上2層的思考之後,你就可以向上司開聲問問題了,目標是由他確認你建議的做法,再問出他的想法。例如:「我看了之前給大老闆的 Presentation decks,我沿用同樣的格式,更新數據後再給你看,對嗎?還是有什麼地方我要特別注意?」這裏的重點是:表達出你做了功課、亦思考過分析過才發問。而且,盡量向上司問選擇題,再給他空間提出意見,例如「是這樣嗎?還是你有其他指示?」「在2個方法中,我建議第一個,因為比較準確,而第二個就比較快捷,你決定那個方法之後,我會處理?還是有其他考慮呢?」

即使你已經掌握了以上「問問題」3步曲,也要考慮找你上司的時機。你不坊先跟他溝通好,如果他不介意,你就隨時找他提問;否則,也可以大家固定1-2個時間(例如:每天早上9:30之前和午餐後2:30之前),讓你集齊和整理好問題,才找他商量。最後,希望初出茅廬或資深的打工仔,都學懂問上司問題的技巧,從中建立互信和默契。


About the author

Amy Leung

超過20年商界營運及企業管理經驗,涉足廣告及市場推廣、產品設計及採購、人力資源及培訓,實戰於4As廣告公司、IT Startup、上市公司。

創辦 Amy be Career,擔任「職涯服務規劃師 • 事業教練」,提供職涯規劃及諮詢服務,致力將累積的經驗和知識承傳。以1對1或小組型式,提供職業規劃、求職技巧、修改履歷表、面試演習等「搵工、見工、返工、轉工」輔導、教學及培訓。期望幫助職場人士求職、轉職順利!


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