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4招「人性化溝通 Humanized Communications」

這次分享「人性化溝通」的概念和技巧,不但廣大的打工仔有用,對於擔任管理層或部署晉升管理層的朋友,更加是一堂必修課。我們每一天都在跟其他人「溝通」,但是許多人在「溝通」時,卻忘記了跟他溝通的那個人。所以,近年出現了一個概念,稱為「人性化溝通」,以下是4個重要技巧,希望大家都可以學懂。

  1. 雙向溝通
    雖然這是誰都懂的道理,但是你有沒有發現,在工作環境中,往往是上司「一言堂」,下屬只會安靜聆聽。其實,作為上司的,要時刻緊記收集同事的意見,才可以避免盲點,或了解實際執行上的難處。作為下屬同事,也要學習大膽提出意見,幫助上司做最合適的決定。這是「人性化溝通」的第一點,要關注到對方是有思想、會聽也會回應的一個人。
  2. 深入淺出(用簡單語言,描述複雜事情)
    無論是在文件中或是說話中的用字,都應該從受眾的角度出發,用對方明白的方式去溝通。正如大學教授要解釋深奧的概念,就要忘記一般人都不懂的jargon,改用最淺白的語言。在職場中,管理層必須懂得「深入淺出」的溝通技巧,令同事清楚理解他的意思,發揮整個團隊的最大威力;否則,就代表他的領導能力還未合格,在團隊溝通方面仍需努力。這是「人際化溝通」的第二點,是要遷就對方的程度,而不是執着於自己習慣的溝通方式。
  3. 善用比喻
    工作中出現一些嶄新或抽象的概念,就要用一些大家都熟悉的事物作為比喻。例如近年流行的ChatGPT,就被形容是「一個吹水佬」;於是任何人聽到這樣的描述,就會知道這個AI Chatbot不理會事實真相,無論是真是假、無論懂不懂、懂多少,他也跟你談下去。這是「人性化溝通」的第三點,知道人腦可以借用熟悉的事物,去理解抽象的概念,工作上就要善用比喻了。
  4. 數字和圖表的意思
    在工作中,各種reports和presentation decks總會有很多數據和圖表。這些數據和圖表,當然可以幫助我們理解業績和狀況,但純粹數字和圖表的溝通能力,始終有限。能幹的打工仔和管理層,會走多一步,突出數字和圖表代表的意思,其中的重要性,以及如何影響決策和未來計劃。這是「人性化溝通」的第四點,知道數據的真正用途,是協助人去思考和判斷,與其讓不同人看同一堆數字,而可能出現偏差和理解錯誤,聰明人就會進一步解釋數字和圖表帶出的意思。

最後,我套用一句IT行業常用的說話:「Garbage in,garbage out」。如果你是管理層,你輸出的信息模糊不清,或令同事有誤解,你最終只會收到錯誤或不合格的功課。如果你尚未擔任領導的職位,也要掌握有效的溝通方法,跟其他部門或同事合作更暢順,也準備好自己將來當一個有實力的管理人員!


About the author

Amy Leung

超過20年商界營運及企業管理經驗,涉足廣告及市場推廣、產品設計及採購、人力資源及培訓,實戰於4As廣告公司、IT Startup、上市公司。

創辦 Amy be Career,擔任「職涯服務規劃師 • 事業教練」,提供職涯規劃及諮詢服務,致力將累積的經驗和知識承傳。以1對1或小組型式,提供職業規劃、求職技巧、修改履歷表、面試演習等「搵工、見工、返工、轉工」輔導、教學及培訓。期望幫助職場人士求職、轉職順利!


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