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從同事放假「唔應機」,看公司管理制度!

這次想跟大家討論的一個「職場奇難雜症」,是一位當事人抱怨同事放假的時候,完全不接電話,阻礙了工作進度。雖然這只是一個簡單個案,但也有高層次一點的分析!

我先轉述這個個案:當事人投稿,說他的同事在放假時,完全不回覆電話,令當事人無辦法查詢一些簡單的跟進事項。事後,放假同事表示他放假時不回覆是合情合理,當事人卻認為是合理但不合情,因為最後令相關Project停滯在放假同事手上整整一個星期。

以下我想分享的5方面,並不是同事之間的層面,而是希望帶領大家思考如何管理一間公司:

  1. 一間正常的公司,不應該存在「單點故障single point of failure」。意思是,不會因為一個人、一台機器、一個系統或一個地方而影響運作。
  2. 要避免single point of failure,最簡單的設計,就是機器或系統有後備方案(Fallback solution),地方出現問題可以Remote Office,同事放假有暫代職務(Deputize)的機制。
  3. 如果公司沒有制定同事放假的政策,提示同事預先通知其他人,由誰暫代他的職務,其實是代表公司會容忍同事放假的時間暫停相關工作。
  4. 很多金融機構更會規定同事每年最少放1-2次、每次連續5-10日的Block Leave,期間不可以處理公事。目的是要觀察同事不在崗位,而由其他人接手那些工作時,會否出現古怪或違規的事情,從而防範一些濫用職權或欺詐等風險。
  5. 據當事人描述,相關Project暫停了一星期,又似乎沒有什麼問題,代表該項目並不趕急。懂得項目管理(Project Management)的人就會知道,每一個項目都有計劃(Project Plan),包括時間表和路線圖。不在Critical path 上的工序,實在不用勉強追趕。

分析完以上5點,我作一個小總結:既然個案中的公司管理風格如此「自由」,同事放假時,的確不會預期自己需要處理公事或回答問題,當事人又何必責怪放假同事「不應機」呢!


About the author

Amy Leung

超過20年商界營運及企業管理經驗,涉足廣告及市場推廣、產品設計及採購、人力資源及培訓,實戰於4As廣告公司、IT Startup、上市公司。

創辦 Amy be Career,擔任「職涯服務規劃師 • 事業教練」,提供職涯規劃及諮詢服務,致力將累積的經驗和知識承傳。以1對1或小組型式,提供職業規劃、求職技巧、修改履歷表、面試演習等「搵工、見工、返工、轉工」輔導、教學及培訓。期望幫助職場人士求職、轉職順利!


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