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職場Whatsapp禮儀,不能秒回上司!

以往我們會學習寫信、寫email和通電話的技巧,這次分享在工作中使用whatsapp的禮儀。

即使大家有多不願意, WhatsApp(或同類的通訊軟件)已經成為工作中溝通的重要工具。以下我從上司和下屬的角度,提出一些意見,希望大家用WhatsApp工作時,可以減少磨擦或不愉快的情況。

作為上司的:

  1. 為人上司要明白,Whatsapp本質上是一個Instant messaging的工具,是用於即時通訊的。如非即時和重要的事情,特別是包含大量資料或內容的信息,應該用email交代。維持Whatsapp作為緊急通訊途徑,避免「狼來了」的情況,同事才不會錯過真正需要立即跟進的事項。
  2. 承接第一點,作為上司的,要特別留意,不要在辦公時間以外,將自己的方便,建築在同事的私人時間和空間上。我聽說一些上司喜歡晚上WhatsApp同事,請他們第二天回到辦公室去處理一些工作,兼且補充一句「用WhatsApp是避免自己忘記,同事不用立即回覆」。我很好奇,為人上司的,不知道這些自私行為,會令自己不受歡迎、惹人討厭嗎!

作為下屬的:

  1. 回覆上司的WhatsApp,語調仍然要認真,在大家有良好關係和默契之前,避免用太多emoji。
  2. 收到上司的WhatsApp,不應該在幾秒內回覆,這樣會顯得你無時無刻在「滑手機」;卻又不能太遲覆,顯得你反應太遲鈍。偶然可以簡單交代一句:「我剛見完客,所以現在回覆…」「我剛開完會,才見到你的訊息…」
  3. 最後一定要強調這點:作為下屬的一定不可以用Voice message回覆上司。其實,不論是上司、下屬、同事、商業夥伴,甚至親朋戚友,應該盡量避免用Voice message。大家應該體會過,看着一段段Voice messages,完全不知道內容關於什麼,萬一需要搜尋相關資料或訊息,就要逐段Voice message重聽,根本是浪費生命!發訊息的人,一定要學懂Voice-to-text的技術;收到Voice message的人,唯有找方法將語音變成文字了。

以上就是我認為在工作中使用whatsapp的禮儀,你有同意嗎?你又有什麼意見呢?歡迎留言分享!

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