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高效Job Brief,委派工作,不要遺漏這點!

這次分享一個管理技巧,令到作為上司的你,可以帶領同事更快、更準確地完成工作。

我發現不少上司去委派工作的時候,只提出「要做什麼」,卻沒有向同事交代「為什麼要做」,以致同事做出來的不合用,之後又要花時間修改或重做,令雙方都不太愉快。

我們看一個例子:上司要求同事做一個銷售分析,是針對新推出的飲品系列,過去一個月的銷售情況,在這個星期五之前要完成。聽起來,這個job brief已經算是完整,但是這位上司卻沒有交代「為什麼要做這個分析」,以下就有幾個可能性:

  1. 如果這個分析是用來向老闆作的匯報,就不只是一堆excel,應該將重點數據、分析和下一步的行動計劃,用PowerPoint表達
  2. 如果這個銷售分析,是用作「捽數」的,就應該按分區、團隊、同事等排名,方便上司進行sales management
  3. 如果這個銷售分析,是讓上司跟Product team 研究將來的產品開發,就應該按飲品的種類、味道、售價等,找出一些insights,方便討論

於是,當同事在星期五交出一個銷售報告的時候,上司發現真的是一堆Excel,只適合自己看,再請同事修改成合適的format,就多了一輪功夫了。

要記住一句說話:「不用重來就是快」,代表不用重做就是有效率,這也是我之前一個影片説過「Do right things right the first time」。希望加上今次分享的技巧,幫助你工作上可以輕鬆一點。

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