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如何表現得 Helpful (樂於助人) 又不會被人利用?

在工作環境中,如何表現得helpful (願意幫忙)又不會被人利用呢?

經過多年的工作生涯,我發現一些同事很「抵得諗」,就是願意自己走多一步,令工作更加順暢。但是,我作為他們的主管,有時就會制止他們的「過分幫忙」。以下我會分析2個常見的情況:

  1. 當同事與超過1個單位合作時,經常會出現的情況:A單位要求同事向B單位查詢一些工作細節,然後回覆A單位。
    • 「樂於助人」的同事,會幫這個忙。但是,我發現在過程中,同事只是傳話的角色,意義不大。
    • 所以我會教導同事,遇到這些情況,禮貌地請A單位直接向B單位查詢,有需要就cc同事和其他相關人士,就可以了。
    • 除非同事在過程中,可以提供價值,不是單純傳話,這才值得幫忙做這些聯絡的功夫。
  2. 當「上一手」部門完成部份工作,轉交我的同事手上時,往往出現「未合規格」的情況,例如:未format好、未spell check等。
    • 「出於好心」的同事,就會出手幫忙作出修改,令項目可以繼續進行。
    • 遇到這些情況,我會教導同事,要向「上一手」部門指出「規格要求」,並且退回文件,請對方修改好再傳遞給自己,否則對方只會繼續寬鬆地執行自己的負責部份,我的同事就會變成他們的「小書僮」。
    • 如果情況沒有改善,唯有「升級」(cc或bcc) 至對方的上司,希望對方慢慢可以表現得專業一點。

在處理以上2個常見情況時,記着在文字和語調中,要表現出一種helpful的態度。不是直接說出來,但言下之意就是「我這樣提你去完成自己的責任,已經幫了你一把;我是好人,但不是傻仔,不要以為可以利用我替你工作」。

而在現實環境中,相信還有喜歡「卸膊」的合作單位、處事馬虎或工作能力差的同事,有心或無意地想利用其他人去幫自己忙,我想這些情況真的五花百門、應有盡有。要應付這些人,最重要是大家都清楚各自工作的範疇,遇到灰色地帶或模糊的地方,雙方的上司就要溝通清楚,劃清界線之後,就可以減少「利用人」或「被人利用」的情況。

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