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掌握3個方法,令同事說出心底話!

這次談管理學:作為管理層,如何在同事口中知道更多工作情況!

我先描述一下工作環境的一般現象:老闆/老細是會知道路公司的一舉一動,但是大部分時間,他們都不是最早知道的人。許多時候,資訊會在同事之間流傳;直到一個時刻,上司才會知道。但是,作為上司或管理層,就會很希望更早知道工作情況,因為這樣可以避免盲點,不用浪費資源,或可以預計一些事情而盡早作出準備,加速有需要的行動;而且也不用自己揣測那麼多,擔心是否會有什麼麻煩事發生。

但是,另一邊廂,同事大多不願意去溝通。據一個機構的統計數據 (在4.5年,25個國家,接觸了15,000位同事),發現85%同事表示很難speak up (坦率發表意見),70%同事會有猶豫去發表自己意見,42%同事會保留資訊不透露出去。分析其中原因,不外乎是:同事有恐懼,不知道說出意見後,上司的反應會如何;亦有同事反映說,提出自己意見也沒有意思,因為上司也不會聆聽和接納。

以上描述了在正常工作環境中,老細/上司和同事中間的溝通缺口 (Communication Gap)。那麼,有什麼方法可以讓上司或管理層,更容易收到資訊和同事意見呢?以下分享3個貼士。

  • 營造一個安全的環境,讓同事可以放鬆地,將心底的說話跟你分享。在這個環境中,你可以表現得比較人性化一點,例如:你可以分享一下自己遇到的難題、工作上遇到的難處,表示你也不是一個超人、什麼也處理得來。當同事身處這個環境,就會比較容易跟你溝通和坦率分享。
  • 留意問問題的技巧。如果你問一些空泛問題,你收到的回應也只是空泛的回應。例如:你問同事「近來如何?工作狀況如何?」他只會回答「還好,沒有什麼問題。」如果你針對性地問一些問題例如:「過去1-2星期,最辣手的是那一項工作呢?」同事就會說得出,實際上他面對的難處。另一個例子,你針對性地問同事:「你與某個部門合作之間,最辣手的地方是什麼?」你就會收到比較實在的答案。如果有一些公事,你想問同事意見,又怕他們不敢說,就要避免用Feedback而用Advice (建議) 這個字眼。例如:「同事,你對這個項目有什麼建議?」「你對這樣這個做法,有什麼建議?」這樣去表達你尊重他的意見,這樣他又會比較願意坦率分享。
  • 傾談完之後的後續事情。無論你是否同意同事的意見,你也應該感謝他肯說出他的看法。如果同事提出的意見可行,就嘗試執行,看是否有好的成果。如果你認為同事的意見,暫時未可行,也可以向他反映或解釋,為什麼現階段不適合如此進行。

作為上司或管理層,如果可以在以上3個方面 (包括:環境、問答/對答、跟進) 處理得更妥善,同事也會更願意跟你說話。希望這個影片可以幫助作為管理層的你。而對一般同事,希望也給予你們一些啟發,在溝通和待人接物上的一些技巧,也可以派上用場。

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