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時間管理技巧 (EP2):善用行事曆!高效Planning,兼捨棄To-Do List 和 Timesheet!

 

這次介紹另一個「時間管理」的方法,就是用Calendar (行事曆 / 日曆)!

有關時間管理 (Time Management) 的方法,上次分享了一個「臨急抱佛腳」的技巧,有興趣的朋友,可以回顧一下。這次跟大家分享,如何用Calendar (行事曆 / 日曆) 去做時間管理。

大家還記得幾年前的一齣日劇「我要準時放工」嗎?其中女主角會用 post-it (便利貼),將一些要完成的工作,貼在螢光幕旁。當她完成一項工作時,就會移除一張 post-it。當他移除了所有post-it,就代表她完成了所有工作,於是就準時放工了。而我建議這個用Calendar的時間管理方法,也與女主角這個post-it方法,有點相似,只是不用字條,而是用大家電腦中的 Outlook / Google (或其他) Calendar。

我認為,用Digital / Online的方法,會讓我們更容易及隨時隨地看到自己的時間表,和要處理的事項。而且,很容易 drag-and-drop (拖拉) 就可以將工作移動至另一個時間,對比使用 post-it,更加方便、更加 mobile (靈活隨行)!

接着,我就簡單介紹用 Calendar 作 Time Management的技巧:就是當你接到一項工作,或知道有一個項目要處理,就馬上直接填在日程表上;這個時候,當然你要知道限期是那一天,而且心裏有數,知道要完成這個工作,所需要的時間。於是,你就可以預留自己特定的日期和時間,去處理這項工作。

基本上的操作就是如此簡單,但是好處就不簡單!

(1) 你不會遺漏要做的工作。因為每當你打開行事曆時,你都會看到那堆工作。所以,當你熟悉這個操作之後,你甚至可以捨棄To-do List,因為你要處理的工作,已經全部列出在你的行事曆上。

(2) 在工作期間,大家都會收到很多會議的邀請。用這個方法的好處,就是當你收到邀請,知道該會議的日期和時間,與自己規劃了出來工作的時間相撞,你就可以衡量是否答應出席該會議。當然,如果是上司指定要在那個時段開會,或你知道會議內容是重要的,你就可以答覆出席,然後立即將原本計劃好在這個時段要完成的工作,移動到另一個你的空檔時間。但是,如果你衡量過,認為該會議的重要性,不及你要完成的工作,你就知道自己應該預留該時段去處理事情,而反建議另一個日期時間給這個會議。這樣,就可以幫助我們,將會議與工作排出優先次序,也可以減少自己的時間被別人侵佔。這是第二方面的好處。

(3) 這方面是與其他人無關的,也與邀請你出席會議沒有關係的。而是按自己的工作進度,你有時會發現,預計用2小時完成的工作,結果是趕不及完成。在這些情況之下,你很容易地打開Calendar,就知道自己尚有多少時間去完成這個工作。同一時間,也盡量規範自己,在特定時間中完成工作,避免「拖延症」,也避免了「工作自動膨脹」的現象 (有關這個現象,我在介紹「臨急抱佛腳」影片中,就有提及,大家也可以重溫一下)。

(4) 你會發現,不用再寫Timesheet。因為你的日程表,已經完全反映:你用了什麼時間,在什麼工作中。Timesheet的意義,除了向上司和公司交代之外,其實也是一個好的途徑,讓自己回顧自己的工作情況:究竟有幾多時間,比較懶散、沒有動力去工作?有幾多時間,是投入、有效率地完成工作?

希望這個用 Calendar (行事曆 / 日曆) 去作為 Time Management (時間管理) 的方法,對大家有幫助。

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