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如何令CV通過「求職第一關卡」ATS系統?

之前和大家分享過,每一份CV都會經過HR用6秒時間去閱讀。大家又有沒有想過,除了真人去看你的CV以外,還有機器/系統會看你的CV?這次和大家介紹這個稱為ATS的系統,是如何運作,我們設計自己CV的時候,又如何可以通過他的篩選?

ATS系統的全名是Applicant Tracking System,主要是用作支援需要招聘人手的公司,作招聘的工作。因為內置 Algorithm (計算/運算的程式),所以可以幫助HR或招聘的同事,進行初步的篩選。有數據顯示,在大機構中,有66%已經在使用ATS;在小型公司中,也有超過35%在使用ATS系統。所以,我們找工作的時候,差不多一定有機會遇上ATS的。

我先解釋,為什麼公司會用到ATS吧。雖然說,HR只會花6秒時間,在每一份CV上。但是,當很多CV蜂擁而至,也會很花人手和時間。所以,ATS就可以為HR預先篩選出一些比較合適的Candidates,才給HR過目,這樣就可以節省時間了。而且,的確有很多不適合的Candidates會胡亂發CV給一些公司的,如果用ATS系統的話,就可以很有效地撇除那些完全不適合的應徵者。

在我們的角度,我們又會在什麼時候,遇到ATS系統呢?其實ATS是非常普遍的。例如,在一般求職網站,當你輸入自己的資料或上載自己的履歷表時,已經將我們的資料和CV傳送到ATS系統。而一些大公司和大機構,也有自己的網站,其中會有招聘的頁面。有興趣加入這些公司/機構的人,可以輸入自己的資料或上載自己的履歷表,而這個亦是一個ATS系統。所以,我說大家總會有機會遇到ATS,就是這個原因。

接着我們去了解一下ATS是如何運作的。其實ATS並不複雜,它主要是用文字/關鍵字 (keyword) 的方式,篩選出一些適合的CV出來,也會將Shortlist出來的CV排序,方便HR打開閱讀。所以,你的CV中,有否出現HR或JD要求的Keywords,就會非常影響你是否被Shortlist出來,而且影響你排名的次序。

了解ATS是什麼和運作形式之後,我們就要看看,有什麼貼士或竅門,可以幫助我們通過ATS的考驗。

(1) 第一方面,是基本功。正如你每找一份新工作,在整理履歷表之前,都需要分析Job Description或招聘廣告 (Recruitment Ad),看工作的要求、學歷/經驗的要求,然後鋪排好自己的CV,盡量突顯相關的Keywords在CV中。例如,你可以猜測,既然招聘廣告中,要求Engineering Degree,那麼這個Engineering Degree的完整字眼,就應該要出現在你的CV中;或者,在招聘廣告中,有要求這位同事處理 Payroll,那麼Payroll這一個關鍵字,就要出現在你的CV中。

(2) 除了以上所說的基本功,第二部份就說到CV的格式:必須存檔為Word或PDF。如果你有很多圖片,也不要用PowerPoint了;如果你想排列得很整齊,也不要用Excel了。記着,要用word或PDF的格式,而且要盡量避免用較複雜的表格,例如3×4的table,因為ATS是很難 (不太懂得) 閱讀這些的表格的。至於文字格式 (font type) 方面,要選擇一些簡約、簡單的字體,避免用潦草、花巧的字體。CV上的header和footer也可以省略,讓ATS系統閱讀CV時,可以集中內容部份,減少干擾 (distraction)。也要避免將你的履歷表設計為「功能性Functional」的格式,Functional CV的意思,是將你的分段內容,演繹為不同功能,例如:一堆資料顯示你的銷售能力,另一對資料表達你的管理技巧… 這些稱為Functional CV。為了通過ATS,就千萬不要這樣設計你的履歷表!

(3) 介紹了 (1) 基本功 和 (2) 格式要求,就要解釋特別的字眼處理。比較保險的做法,是將一些字眼的簡稱和全名,都出現在你的CV中。例如:MBA是每個人一眼都可以看得明白的,但可能系統是需要閱讀到Master of Business Administration的。所以,簡稱和全寫,最好都一同出現在履歷表上。而且,字眼都盡量直接 (straight forward),工作經驗就是工作經驗,不要設計一個標題如:「我從過往的經歷學習到/獲得些什麼呢? 」可不要用這些標題了,因為ATS是不懂得閱讀這些的。

以上分享了一些如何應付ATS的技巧,希望可以幫到正在尋找工作的你!

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